아웃룩(Outlook) / 잘못 보낸 이메일 회수하는 법

안녕하세요,

미국에서 직장 생활을 하며 느낀 점은 고객과 소통의 대부분을 이메일로 한다는 점이었습니다.

물론 회사마다 다르고 카카오톡과 같은 메신저를 사용하는 경우도 있지만, 대부분의 경우는 이메일을 사용합니다. 

제가 다니고 있는 회사의 경우 아웃룩(Outlook)을 메인으로 사용하고 있으며, 업체마다 다르지만 대다수는 아웃룩을 사용하는 것으로 알고 있습니다.

업무를 하다 보면 가끔씩 이메일에 잘못된 첨부파일을 넣거나, 잘못된 주소를 넣는 등 실수를 하는 경우가 있습니다.

오늘은 이메일을 잘못 보내었을 때 보낸 이메일을 회수하는 법에 대해 안내드리겠습니다.

 

잘못 보낸 이메알 회수 하는 법

 

아웃룩에서 잘못 보낸 이메일 회수하는 법

먼저 회수하는 방법은 아래와 같습니다.

1. Outlook application을 열어 보낸 편지함 (Sent items)를 클릭

보낸 편지함

2. 잘못 보낸 이메일을 더블 클릭 (Double click)

잘못 보낸 이메일 더블 클릭

3. 새 팝업창에 해당 이메일이 표기되면 상단의 Move section 중  More Move Action 아이콘 선택 

More Move Action 아이콘(빨간색으로 표시)

4. Recall This Message(회수)를 클릭

Recall This Message 클릭

5. 아래와 같은 Message창이 열리게 됩니다.

Recall Message 설정 창

• Delete unread copies of this message의 경우, 아직 읽지 않은 이메일을 상대의 이메일에서 삭제하는 방법입니다.
• Delete unread copies and replace with a new message는 아직 읽지 않은 이메일을 상대의 이메일에서 삭제 조치 후, 수정이 필요한 부분만 수정 후 다시 보낼 때 사용 됩니다. 예를 들어, 오타를 수정하거나, 첨부자료 혹은 이메일 주소를 수정 후 다시 이메일을 보내야 할 경우 사용하시면 됩니다.
• Tell me if recall succeeds or fails for each recipient를 클릭해 두시면, 회수가 성공하였는지 실패했는지 확인 이메일을 받으실 수 있습니다.

6. 5번에 말씀드린 회수 여부 확인이 클릭되어 있다면, 아래와 같은 이메일을 받으실 수 있습니다. 

회수 성공 여부 확인 메세지

이전 버전에서는 이메일 회수의 성공 여부를 바로 이메일로 보내주어 바로 확인이 가능하였으나, 업데이트 후 View Message Recall Report를 클릭하셔야만 성공 여부 확인이 가능합니다. 클릭하시면 아래와 같은 상태창을 보실 수 있습니다.

회수 성공, 실패 여부 확인 창

 오른쪽 Detail을 보시면, Message Successfully recalled라고 표기되어 있는데 회수가 성공했다는 표시입니다.

실패 시 Failed라고 표기됩니다.

 

주의 사항

잘못 보낸 이메일 회수 시에는 아래와 같은 주의 사항이 있습니다.

1. 최대한 빨리 회수 요청하기 - 이메일 회수의 경우 상대방이 해당 이메일을 읽지 않았을 때까지만 가능하기에 상대방이 해당 이메일을 읽기 전 요청하셔야 합니다.

2. 상대방이 아웃룩을 사용하지 않을 시, 회수가 불가할 수 있습니다 - 상대방이 아웃룩을 쓰고 있다면 회수가 가능하지만 다른 종류의 이메일 서비스를 사용한다면 종류에 따라 회수가 가능한 경우도 있고, 불가한 경우도 있으며, 상대방에게 회수 요청이 있다는 메시지가 먼저 전달되고 회수 허용 시 회수될 때가 있습니다.